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Sistema de Arquivos - CGPA

Escrito por Administrador | Publicado: Quarta, 30 de Abril de 2014, 15h27 | Última atualização em Segunda, 20 de Novembro de 2017, 17h31

A desorganização, dificuldade de acesso e conservação dos documentos do IFS vêm sendo uma das preocupações estratégicas da instituição, visto que, ao longo de seus 105 anos, passou por várias mudanças em suas atividades e funções, além de ter produzido e acumulado uma grande massa documental de forma improvisada e sem tratamento técnico.

Por isso, implementou-se no IFS um Sistema de Arquivos planejado, estruturado, coordenado e monitorado com o intuito de tornar compatíveis as práticas administrativas, de ensino, pesquisa e extensão e os procedimentos de organização e arquivamento de documentos produzidos por essas atividades, além de adequar o IFS aos padrões estabelecidos pela legislação arquivística vigente. Um sistema de arquivos planejado e estruturado pode, a médio e longo prazo proporcionar à instituição benefícios incalculáveis, pois não só ampliará o acesso às informações estratégicas produzidas e acumuladas pelo IFS, mas, também, resgatará a história da instituição.

O Sistema de Arquivos do IFS tem como objetivos principais:
I – desenvolver a política de gestão arquivística de documentos do IFS;
II – racionalizar a produção dos documentos arquivísticos do IFS;
III – racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação
arquivística do IFS;
IV – garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo do IFS e às
informações neles contidas, resguardado os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais, bem como a eficiência e transparência administrativa;
V – assegurar condições de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico do
IFS, tendo em vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e
seu valor como fonte para a pesquisa e a produção de conhecimentos;
VI – articular-se com os demais sistemas que atuem direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal;
VII – divulgar através de portal/link as ações, atividades e procedimentos do Sistema.

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