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Protocolo - CGPA

Escrito por Administrador | Publicado: Quarta, 08 de Junho de 2016, 15h39 | Última atualização em Segunda, 20 de Novembro de 2017, 17h36

Protocolo

Envio e Recepção de Documentos

acrobat-icon Memorando Circular nº20/2013/Reitoria/IFS - Procedimento para a Numeração de Folha de Processo Administrativo

acrobat-icon Memorando Circular nº 005/2014/Reitoria /IFS - Procedimento para de Utilização do Protocolo

acrobat-icon Portaria IFS nº 2874 de 22 de outubro de 2015 - Aprova o Formulário de Solicitação de Postagem (via Correios)

acrobat-icon Formulário de Solicitação de Postagem (via correios)

acrobat-icon Portaria IFS nº 2160 de 09 de agosto de 2016 - Procedimentos para o Envio e Recebimento de Correspondência e Documentos 

 

Autuação de Processos – informações básicas

 Cabe ao setor, unidade ou servidor requerente:

  • prender toda a documentação à capa do processo padrão do IFS, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do documento: do mais antigo para o mais recente;
  • numerar as folhas e rubricar, apondo o respectivo carimbo;
  • identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado, o interessado e a expressão chave (assunto do processo);
  • entregar o processo, preferencialmente, no protocolo do seu campus de origem/lotação.

Cabe ao Protocolo:

  • entregar a via do requerente;
  • encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade de destino;
  • em caso de cópias de documentos no processo, conferir com o original e autenticá-los apondo-se o carimbo de “confere com o original”.

ATENÇÃO: O requerente deverá acompanhar a tramitação do processo através do número do processo fornecido pelo protocolo no endereço eletrônico do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (http://sipac.ifs.edu.br/public/jsp/portal.jsf)

Como o requerente é o responsável pela organização dos documentos que compõe o processo, bem como sua paginação e preenchimento da capa, deve estar atento algumas regras de numeração de folhas

Numeração de folhas

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a folha inicial, o número 1.
                                                 
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças, de tal forma que os cantos superiores direito e esquerdo do documento sejam atingidos pelo referido carimbo, conforme exemplo:

exemplo carimbo1

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência, conforme exemplo:

exemplo carimbo2

As folhas de processos com o verso em branco devem ter o verso carimbado “EM BRANCO”, sempre que for exigido.
ATENÇÃO: O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;

 

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