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Protocolo - CGPA

Escrito por Administrador | Criado: Sexta, 23 de Setembro de 2016, 10h23 | Publicado: Quarta, 08 de Junho de 2016, 15h39 | Última atualização em Quarta, 22 de Julho de 2020, 11h23
ENVIO E RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS

acrobat-icon Instrução Normativa nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS - Estabelece a padronização dos procedimentos para a autuação de processos não digitais no Instituto Federal de Educação, Ciência eTecnologia de Sergipe – IFS.

acrobat-icon Via do Requerente - Campi - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS 

acrobat-icon Via do Requerente - Reitoria - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS

acrobat-icon Memorando Circular nº20/2013/Reitoria/IFS - Procedimento para a numeração de folha de processo administrativo

acrobat-icon Memorando Circular nº 005/2014/Reitoria /IFS - Procedimento para utilização do protocolo

acrobat-icon Orientação Técnica CGPA/PROAD/Reitoria nº 01/2019 - Apresentação de motivos para numeração e rubrica de folhas, bem como preenchimento de informações da capa dos processos administrativos

acrobat-icon Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015 - Procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal

acrobat-icon Portaria IFS nº 2874 de 22 de outubro de 2015 - Aprova o Formulário de Solicitação de Postagem (via Correios)

acrobat-icon Formulário de Solicitação de Postagem (via correios)

acrobat-icon Portaria IFS nº 2160 de 09 de agosto de 2016 - Procedimentos para o envio e recebimento de correspondência e documentos 

acrobat-icon Termo de Abertura e Encerramento de Volume de Processo - ANEXO III IN  nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS

acrobat-icon  Manual de Juntada de processos no SIPAC

acrobat-icon  Manual de Desapensação de processos no SIPAC

acrobat-icon Notificação de Recebimento de Correspondência

acrobat-icon Formulário de Malote

acrobat-icon Guia de Remessa de Malote

acrobat-icon Termos de Juntada - Apensação e Anexação

acrobat-icon Formulário de Declaração de Conteúdo - CORREIOS

 CORREIOS 2

 

AUTUAÇÃO DE PROCESSOS – INFORMAÇÕES BÁSICAS

 Cabe ao setor, unidade ou servidor requerente:

  • prender toda a documentação à capa do processo padrão do IFS, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do documento: do mais antigo para o mais recente;
  • numerar as folhas e rubricar, apondo o respectivo carimbo;
  • identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado, o interessado e a expressão chave (assunto do processo);
  • entregar o processo, preferencialmente, no protocolo do seu campus de origem/lotação.

Cabe ao Protocolo:

  • entregar a via do requerente;
  • encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade de destino;
  • em caso de cópias de documentos no processo, conferir com o original e autenticá-los apondo-se o carimbo de “confere com o original”.

ATENÇÃO: O requerente deverá acompanhar a tramitação do processo através do número do processo fornecido pelo protocolo ou pelo nome do interessado no endereço eletrônico do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (http://sipac.ifs.edu.br/public/jsp/portal.jsf)

Como o requerente é o responsável pela organização dos documentos que compõe o processo, bem como sua paginação e preenchimento da capa, deve estar atento  a algumas regras de numeração de folhas

Numeração de folhas

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a folha inicial, o número 1.
                                                 

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido como: comprovantes de pagamento, cartões de embarque, fotos, etc, o documento deverá ser colado em folha de papel em branco, tamanho A4, apondo-se o carimbo da numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo, conforme exemplo:

figura protocolo 2

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência, conforme exemplo:

figura protocolo 1

As folhas de processos com o verso em branco devem ter o verso carimbado “EM BRANCO”, sempre que for exigido.

ATENÇÃO: A última folha do processo que possua o verso em branco não deverá ser carimbada pois este espaço está destinado aos despachos. 

OBSERVAÇÃO: O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra verso, após a indicação do número da folha. Exemplo: folha 3v.

 

 

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