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Protocolo - CGPA

Escrito por Administrador | Criado: Sexta, 23 de Setembro de 2016, 10h23 | Publicado: Quarta, 08 de Junho de 2016, 15h39 | Última atualização em Terça, 03 de Mai de 2022, 15h55

ENVIO E RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Instrução Normativa nº 02/2022 CGPA/PROAD/IFS - Estabelece os procedimentos para envio e recebimento de correspondências e encomendas no IFS 

 

ANEXOS - Instrução Normativa nº 02/2022 CGPA/PROAD/IFS

Formulário de Solicitação de Postagem (Via Correios) (Anexo I) 

Formulário de Malote (Anexo II)

Guia de Remessa de Malote (GRM) (Anexo III) 

Notificação de Recebimento de Correspondência (Anexo IV)

Declaração de Conteúdo (Correios) (Anexo V)

 

 

 

 INFORMES CORREIOS

 Correios1

 

Obrigatoriedade de apresentação da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo na postagem de encomendas

De modo a cumprir o que determina a legislação tributária vigente, especificamente o Protocolo ICMS 32/01 do CONFAZ, desde janeiro de 2018 é obrigatória a apresentação de Nota Fiscal ou do formulário de Declaração de Conteúdo nas postagens de encomendas pelos Correios.

A obrigatoriedade do cumprimento da legislação tributária é de responsabilidade do remetente.

 A postagem de qualquer encomenda sujeita a tributação deve ser acompanhada da respectiva Nota Fiscal afixada na parte externa.

O remetente não contribuinte, quando desprovido de Nota Fiscal, deve preencher todos os campos do formulário de Declaração de Conteúdo e afixá-lo na parte externa da encomenda

A encomenda que não estiver acompanhada da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo terá sua postagem recusada.

 

Obrigatoriedade de identificação do CPF ou CNPJ do destinatário e do remetente na Nota Fiscal ou Declaração de Conteúdo na postagem de encomendas

Além da obrigatoriedade da apresentação de Nota Fiscal ou do formulário de Declaração de Conteúdo nas postagens de encomendas nacionais, os Correios irá exigir, a partir de 01/01/2022, o preenchimento do CPF ou CNPJ do destinatário e do remetente nos respectivos documentos para o envio de PAC e SEDEX, com exceção de SEDEX contendo apenas documentos.

A encomenda que não estiver acompanhada da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo terá sua postagem recusada.

 

 

 

 AUTUAÇÃO DE PROCESSOS - INFORMAÇÕES BÁSICAS 

 

Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015 - Procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal

Instrução Normativa nº 03/2022 CGPA/PROAD/IFS - Estabelece a padronização dos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo de processos não digitais no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe– IFS

Termo de Encerramento e Abertura de Volume de Processos - ANEXO III IN nº 03/2022/CGPA/PROAD/IFS

Termos de Juntada - Apensação e Anexação

Memorando Circular nº 020/2013/Reitoria/IFS - Recomendações Relatório de Auditoria n° 004/2012

Memorando Circular nº 005/2014/Reitoria/IFS - Recomendações Relatório de Auditoria nº 002/2012

Orientação Técnica CGPA/PROAD/REITORIA nº 01/2019 - Apresentação de motivos para numeração e rubrica de folhas, bem como preenchimento de informações da capa dos processos administrativos

Manual de Juntada de Processos no SIPAC

Manual de Desapensação de processos no SIPAC

 

INSTRUÇÕES BÁSICAS - PROCESSOS ADIMISTRATIVOS NÃO DIGITAIS

 

 Cabe ao setor, unidade ou servidor requerente:

  • prender toda a documentação à capa do processo padrão do IFS, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do documento: do mais antigo para o mais recente;
  • numerar as folhas e rubricar, apondo o respectivo carimbo;identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado, o interessado e a expressão chave (assunto do processo);entregar o processo,
  • preferencialmente, no protocolo do seu campus de origem/lotação.

 

 

Cabe ao Protocolo:

  • entregar a via do requerente; encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade de destino; 
  • em caso de cópias de documentos no processo, conferir com o original e autenticá-los apondo-se o carimbo de “confere com o original”.


ATENÇÃO: O requerente deverá acompanhar a tramitação do processo através do número do processo fornecido pelo protocolo ou pelo nome do interessado no endereço eletrônico do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (http://sipac.ifs.edu.br/public/jsp/portal.jsf)

Como o requerente é o responsável pela organização dos documentos que compõe o processo, bem como sua paginação e preenchimento da capa, deve estar atento  a algumas regras de numeração de folhas

 

 

Numeração de folhas

 

Figura protocolo novaAs folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a folha inicial, o número 1.
                                                 

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido como: comprovantes de pagamento, cartões de embarque, fotos, etc, o documento deverá ser colado em folha de papel em branco, tamanho A4, apondo-se o carimbo da numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo, conforme exemplo:

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência, conforme exemplo:

 

figura protocolo 1

 

 As folhas de processos com o verso em branco devem ter o verso carimbado “EM BRANCO”, sempre que for exigido. 

ATENÇÃO: A última folha do processo que possua o verso em branco não deverá ser carimbada pois este espaço está destinado aos despachos. 

 

OBSERVAÇÃO: O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra verso, após a indicação do número da folha. Exemplo: folha 3v.

 

 

NORMATIVAS REVOGADAS 

 

Instrução Normativa nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS  - Estabelece a padronização dos procedimentos para a autuação de processos não digitais no Instituto Federal de Educação, Ciência eTecnologia de Sergipe – IFS (Revogada)

Via do Requerente REITORIA - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS (Revogada) 

Via do Requerente CAMPI - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS (Revogada) 

Portaria IFS nº 2874 de 22 de outubro de 2015 - Aprova o Formulário de Solicitação de Postagem (via Correios) (Revogada)

Formulário de Solicitação de Postagem (via correios)  (Revogado)

Notificação de Recebimento de Correspondência  (Revogada)

Guia de Remessa de Malote (Revogada)

Portaria IFS nº 2160 de 09 de agosto de 2016 - Procedimentos para o envio e recebimento de correspondência e documentos (Revogada)

 

 

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