Sistema Eletrônico de Informações - SEI
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O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e implantado no IFS em janeiro de 2022.É uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, e tem como objetivo promover a eficiência administrativa. O SEI integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônico.
Procedimento Operacional Padrão - POP - SEI
Portaria de Obrigatoriedade do Uso da Assinatura Eletrônica Avançada nos Documentos Nato Digitais
Orientação para Criação de Tipo e Conclusão de Processo no SEI
Planilha de Processos mais autuados no IFS quanto ao nível de acesso à informação 2025 
Processos instruídos com documentos escaneados.
Instrução Normativa nº 26/2025 - Dispõe sobre critérios e procedimentos operacionais para a publicação de atos oficiais internos no Boletim de Serviço do Sistema Eletrônico de Informações - SEI/IFS
Saiba mais sobre histórico de implantação, manuais, documentos e o uso do SEI no IFS.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD
- Detalhes
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFS é órgão técnico, cujo objetivo é orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no IFS para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga) da administração pública Federal.
É responsável por fazer uma triagem para eliminação ou guarda permanente de documentos públicos produzidos e acumulados. Para isto as CPADs utilizam as tabelas de temporalidade de documentos (TTD) de atividade fim ou meio. Também está encarregada pelo inicío e conclusão de todo o processo para a eliminação de documentos de acordo com a Resolução CONARQ/AN nº 40/2014.
I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos (presidente);
II - servidores das unidades de ensino, pesquisa, extensão, assistência estudantil e administrativa às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação e suplentes;
III - membros convidados para auxiliar a COPAD na avaliação dos conjuntos documentais, sem direito a voto.
Resolução CS/ IFS nº 58,de 29 de dezembro de 2020
Portaria nº 1553, de 03 de junho de 2022
Portaria nº 698, de 26 de março de 2021 (Revogada)
Portaria nº 1923,de 18 de agosto de 2021 (Revogada)
Resolução CS/ IFS nº 110, de 21 de dezembro de 2021.
Instrução Normativa nº 01 COPAD/REITORIA/IFS, de 12 de janeiro de 2024 - Estabelece os procedimentos de seleção, avaliação e eliminação de documentos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe – IFS
Listagem de eliminação de documentos (ANEXO II)
Edital de ciência de eliminação de documentos (ANEXO III)
Termo de eliminação de documentos (ANEXO IV)
Requerimento de entrega de documento (ANEXO V)
Comprovante de recebimento de documento (ANEXO VI)
Modelo de justificativa de negativa de documento (ANEXO VII)
Recomendações para constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 - Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.
Resolução CONARQ/AN/MJ nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (alterada) - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Suspensão temporária da eliminação de documentos pelos órgãos do poder Executivo Federal
A COPAD encontra-se à disposição para esclarecer eventuais dúvidas ou informações adicionais a respeito dos procedimentos para eliminação através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Protocolo - CGPA
- Detalhes
Central de Atendimento SEI (CAT-SEI)
- Dulce Elizabeth Lima de Sousa e Silva;
- Larissa Coimbra do Nascimento;
- Juliana Soares da Fonseca;
- Nadine Passos Conceicao D'Oliveira.
Em caso de dúvidas ou dificuldade de acesso abra um chamado GLPI ou envie um e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. que a CAT-SEI irá responder.
Instrução Normativa nº 02/2022 CGPA/PROAD/IFS
ANEXOS - Instrução Normativa nº 02/2022 CGPA/PROAD/IFS
Formulário de Solicitação de Postagem (Via Correios) (Anexo I)
Formulário de Malote (Anexo II)
Guia de Remessa de Malote (GRM) (Anexo III)
Notificação de Recebimento de Correspondência (Anexo IV)
Declaração de Conteúdo (Correios) (Anexo V)
Obrigatoriedade de apresentação da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo na postagem de encomendas
De modo a cumprir o que determina a legislação tributária vigente, especificamente o Protocolo ICMS 32/01 do CONFAZ, desde janeiro de 2018 é obrigatória a apresentação de Nota Fiscal ou do formulário de Declaração de Conteúdo nas postagens de encomendas pelos Correios.
A obrigatoriedade do cumprimento da legislação tributária é de responsabilidade do remetente.
A postagem de qualquer encomenda sujeita a tributação deve ser acompanhada da respectiva Nota Fiscal afixada na parte externa.
O remetente não contribuinte, quando desprovido de Nota Fiscal, deve preencher todos os campos do formulário de Declaração de Conteúdo e afixá-lo na parte externa da encomenda
A encomenda que não estiver acompanhada da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo terá sua postagem recusada.
Obrigatoriedade de identificação do CPF ou CNPJ do destinatário e do remetente na Nota Fiscal ou Declaração de Conteúdo na postagem de encomendas
Além da obrigatoriedade da apresentação de Nota Fiscal ou do formulário de Declaração de Conteúdo nas postagens de encomendas nacionais, os Correios irá exigir, a partir de 01/01/2022, o preenchimento do CPF ou CNPJ do destinatário e do remetente nos respectivos documentos para o envio de PAC e SEDEX, com exceção de SEDEX contendo apenas documentos.
A encomenda que não estiver acompanhada da Nota Fiscal ou da Declaração de Conteúdo terá sua postagem recusada.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015 - Procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Instrução Normativa nº 03/2022 CGPA/PROAD/IFS - Estabelece a padronização dos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo de processos não digitais no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe– IFS
Termo de Encerramento e Abertura de Volume de Processos - ANEXO III IN nº 03/2022/CGPA/PROAD/IFS
Termos de Juntada - Apensação e Anexação
Memorando Circular nº 020/2013/Reitoria/IFS - Recomendações Relatório de Auditoria n° 004/2012
Memorando Circular nº 005/2014/Reitoria/IFS - Recomendações Relatório de Auditoria nº 002/2012
Orientação Técnica CGPA/PROAD/REITORIA nº 01/2019 - Apresentação de motivos para numeração e rubrica de folhas, bem como preenchimento de informações da capa dos processos administrativos
Manual de Juntada de Processos no SIPAC
Manual de Desapensação de processos no SIPAC
Cabe ao setor, unidade ou servidor requerente:
- prender toda a documentação à capa do processo padrão do IFS, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do documento: do mais antigo para o mais recente;
- numerar as folhas e rubricar, apondo o respectivo carimbo;identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado, o interessado e a expressão chave (assunto do processo);entregar o processo,
- preferencialmente, no protocolo do seu campus de origem/lotação.
Cabe ao Protocolo:
- entregar a via do requerente; encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade de destino;
- em caso de cópias de documentos no processo, conferir com o original e autenticá-los apondo-se o carimbo de “confere com o original”.
ATENÇÃO: O requerente deverá acompanhar a tramitação do processo através do número do processo fornecido pelo protocolo ou pelo nome do interessado no endereço eletrônico do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (http://sipac.ifs.edu.br/public/jsp/portal.jsf)
Como o requerente é o responsável pela organização dos documentos que compõe o processo, bem como sua paginação e preenchimento da capa, deve estar atento a algumas regras de numeração de folhas
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a folha inicial, o número 1.
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido como: comprovantes de pagamento, cartões de embarque, fotos, etc, o documento deverá ser colado em folha de papel em branco, tamanho A4, apondo-se o carimbo da numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo, conforme exemplo:
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência, conforme exemplo:
As folhas de processos com o verso em branco devem ter o verso carimbado “EM BRANCO”, sempre que for exigido.
ATENÇÃO: A última folha do processo que possua o verso em branco não deverá ser carimbada pois este espaço está destinado aos despachos.
OBSERVAÇÃO: O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra verso, após a indicação do número da folha. Exemplo: folha 3v.
Instrução Normativa nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS - Estabelece a padronização dos procedimentos para a autuação de processos não digitais no Instituto Federal de Educação, Ciência eTecnologia de Sergipe – IFS (Revogada)
Via do Requerente REITORIA - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS (Revogada)
Via do Requerente CAMPI - ANEXO II IN nº 01/2020 CGPA/PROAD/IFS (Revogada)
Portaria IFS nº 2874 de 22 de outubro de 2015 - Aprova o Formulário de Solicitação de Postagem (via Correios) (Revogada)
Formulário de Solicitação de Postagem (via correios) (Revogado)
Notificação de Recebimento de Correspondência (Revogada)
Guia de Remessa de Malote (Revogada)
Portaria IFS nº 2160 de 09 de agosto de 2016 - Procedimentos para o envio e recebimento de correspondência e documentos (Revogada)
Missão, visão e princípios norteadores - CGPA
- Detalhes
Controle documental; Racionalização e Economicidade; Transformação Digital e Colaboração Estratégica.
Ser reconhecida como unidade de modernização de gestão documental até 2025, promovendo a transformação digital e o acesso à informação.
Respeito, comprometimento, excelência, ética e transparência.
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