Capacitação em Organização de Arquivos Setoriais
Durante os meses de agosto e setembro foi realizada a “Capacitação em
Organização de Arquivos Setoriais” no formato de treinamento, promovida através da
parceria entre a Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA) e as
Coordenadorias de Protocolo e Arquivos dos Campi (CPRAs), com apoio da Reitoria. A
capacitação teve como objetivo principal apresentar o Manual de Organização de
Arquivos Setoriais publicado no Boletim de Serviço pela portaria nº 0270 de 29 de
janeiro de 2016 assim como, a aplicação conhecimentos teóricos e práticos da gestão
arquivística de documentos e as legislações pertinentes à prática arquivística.
Esse treinamento surgiu com a necessidade de ensinar aos servidores do Instituto
como organizar o arquivo dos setores, bem como classificar os documentos. De acordo
com o manual de organização de arquivos setoriais, o documento precisa ser
classificado, estando classificado ele será posteriormente transferido para os arquivos
centrais. A instrução normativa nº 02 que trata da padronização dos procedimentos de
transferência de documentos para os arquivos centrais do Instituto Federal de Sergipe
(IFS) aprovada pela portaria n° 2.090 de 29 de julho de 2015 art 13 diz que: “caso
algum campo da listagem de transferência de documentos, do termo de
transferência de documentos ou da etiqueta não esteja devidamente preenchido, o
arquivo central deverá orientar e devolver as caixas e os documentos ao setor”.
O conteúdo programático, a metodologia e o material utilizado, como os slides e
os documentos para parte prática, foram discutidos entre as Arquivistas do Instituto.
Abordamos os seguintes temas: a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; a lei
nº8.112, de 11 de setembro de 1990 que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores
públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais; a portaria
nº1.224, de 18 de dezembro de 2013 que institui normas sobre a manutenção e guarda
do acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao
sistema federal de ensino; e o manual para organização de arquivos setoriais:
procedimentos de separação física e espacial, identificação, classificação, ordenação,
armazenamento e arquivamento de documentos.
O conteúdo programático, a metodologia e o material utilizado, como os slides e
os documentos para parte prática, foram discutidos entre as Arquivistas do Instituto.
Abordamos os seguintes temas: a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; a lei
nº8.112, de 11 de setembro de 1990 que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores
públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais; a portaria
nº1.224, de 18 de dezembro de 2013 que institui normas sobre a manutenção e guarda
do acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao
sistema federal de ensino; e o manual para organização de arquivos setoriais:
procedimentos de separação física e espacial, identificação, classificação, ordenação,
armazenamento e arquivamento de documentos.
O curso foi ofertado para 540 servidores, no entanto, apenas 86 participaram.
Sendo assim, concluímos que apesar de ser um passo importante na implantação da
gestão documental, ainda falta percorrer um longo caminho. Afinal, não é possível fazer
uma gestão documental sem a participação de todos. Enquanto, a idéia for que o
Arquivo é um lugar onde guarda-se arquivo morto não poderemos avançar em questões
cruciais para instituição, como a eliminação documental. Por outro lado, por ter duração
de quatro horas, alguns servidores entraram em contanto por telefone e email
parabenizando a iniciativa e solicitando que fossem realizados mais capacitações nesse
sentido.
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