Essa pagina depende do javascript para abrir, favor habilitar o javascript do seu browser!
Ir direto para menu de acessibilidade.
Página inicial > Últimas Notícias > IFS implantará sistema eletrônico de processos administrativos
Início do conteúdo da página
MODERNIZAÇÃO

IFS implantará sistema eletrônico de processos administrativos

Criado: Quinta, 07 de Janeiro de 2021, 13h28 | Publicado: Quinta, 07 de Janeiro de 2021, 13h28 | Última atualização em Sexta, 08 de Janeiro de 2021, 18h26

Iniciativa visa desburocratização e eficiência administrativa no trâmite de processos

Por: Monique de Sá

SEI LogoO Instituto Federal de Sergipe (IFS) despede-se do papel e dá início à tramitação de seus processos por meio eletrônico. A partir deste ano, a instituição passará a utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, que tem como objetivo promover a eficiência administrativa.

Criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI! possibilita a inicialização, criação e tramitação de processos e despachos em meio digital, permitindo, assim, uma facilidade na localização desses documentos. A reitora do IFS, Ruth Sales, também lembra que através da ferramenta é possível a assinatura e o armazenamento de documentos eletrônicos.

Ruth Sales1“A implantação deste sistema na instituição trará benefícios para o serviço público e para o cidadão. Entre eles podemos destacar: a redução da tramitação de processos em meio físico, o que promove a sustentabilidade ambiental; a integração de sistemas de processos eletrônicos; a otimização do fluxo de trabalho; a garantia da qualidade e da confiabilidade dos dados; além do ganho de produtividade e de celeridade na tramitação”, ressalta a gestora.

Após a assinatura de um Acordo de Cooperação Técnica nº 77/2020 entre IFS e TRF4, que objetiva a cessão do direito de uso do sistema, o IFS tem até 180 dias para execução deste objeto, ou seja, a previsão é que até o final deste semestre, a instituição já tenha implantado seu sistema eletrônico de informações.

Manuela Silva arquivistaA arquivista Manuela Silva, que é coordenadora Geral de Protocolo e Arquivo e presidente da Comissão responsável pela implementação do SEI! no IFS, destaca que após as etapas de parametrização do sistema às necessidades organizacionais do Instituto, serão realizadas algumas capacitações on-line com o intuito de esclarecer dúvidas e complementar as ações de capacitação ofertadas a servidores e a terceirizados.

“As unidades administrativas já podem iniciar sua preparação para uso do SEI! por meio do curso ‘SEI-USAR’, ofertado gratuitamente pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), através do endereço eletrônico: . Além disso, está sendo desenvolvido um hotsite, alocado no portal do IFS, com os conteúdos imperativos para a utilização do sistema, como: manuais, normativos, vídeos, tutoriais, etc”, diz Manuela.

Histórico

Marcos Pereira diretor de TI 2A implantação de processos eletrônicos no âmbito do IFS é um desejo antigo da comunidade. Não nasceu ao acaso e contou com a contribuição de algumas comissões de servidores formadas especialmente para este fim. Entre arquivistas, técnicos, administradores, contadores e profissionais de Tecnologia da Informação (TI) e terceirizados, a equipe modificou-se desde a sua primeira formação, além de capacitar-se de forma adequada para a implementação do sistema.

O projeto de implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN) na instituição se iniciou em 2016, através da formação da primeira comissão composta por servidores da CGPA e da Diretoria de Tecnologia de Informação (DTI). Inicialmente, o sistema que seria utilizado para trâmite do processo eletrônico seria o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), mas pela questão da economicidade, foi definido que o SEI! seria o sistema a ser utilizado.

Com isso, a CGPA e a DTI formularam uma nova comissão de estudo e implantação do SEI!, para elaboração do plano de comunicação, cabeçalho e rodapé dos documentos a serem produzidos pelo sistema. Além de solicitar ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), atual Ministério da Economia, a cessão do direito de uso do SEI! pela instituição. No entanto, os procedimentos de cessão foram modificados pela Resolução 116, de 20 de outubro de 2017, do TRF4, na qual definiu que todos os encaminhamentos deveriam ser organizados pelo órgão, assim como a homologação da assinatura do Termo de Cooperação Técnica.

Novos trâmites em âmbito institucional ocorreram e o contato com o TRF4 pelo IFS continuou, através de e-mail e telefone. Em novembro de 2019, foi designada uma nova comissão constituída por uma equipe multidisciplinar. A equipe, desde então, capacitou-se e elaborou a metodologia de implantação, procedimentos normativos, levantamento dos modelos de documentos produzidos, guias, manuais e mapeamento de processos, atividades necessárias a efetiva da implantação do sistema.

“Neste momento, a Comissão dedica-se à parametrização do sistema, a partir da disponibilização do código fonte pelo Ministério da Economia, com a elaboração da base de conhecimento, do hotsite de divulgação, o cadastro das unidades administrativas, do planejamento e organização das capacitações e na elaboração do vídeo institucional. Além disso, estamos trabalhando também no recolhimento de documentos de instituições que serão cadastradas no sistema”, relata Manuela.

Tecnologia e Informação

A DTI é um dos setores protagonistas no processo de implantação do SEI! no IFS. A diretoria vem trabalhando diuturnamente junto às seguintes coordenações do Instituto: Assessoria Executiva, Coordenadoria de Segurança da Informação, Coordenadoria de Infraestrutura e Manutenção de Redes, Escritório de Projetos de TI, Coordenadoria de Gerenciamento de Serviços de TI, Coordenadoria de Sistemas de Informação, Coordenadoria de Telecomunicações, Governança em TI, Escritório de Processos de TI, Escritório de Projetos de TI.

Todas estas estão engajadas na viabilização da infraestrutura necessária para oferecer sustentação aos estudos e diagnósticos das funcionalidades do sistema e no fornecimento do suporte especializado. Marcos Pereira, diretor de TI do IFS, explica que diversos desafios surgem diante deste processo, que envolvem a concepção das mudanças nas tramitações e serviços burocráticos dentro da instituição.

“Além disso, temos outros desafios a enfrentar como o de pesquisar e conhecer a estrutura lógica e física para o sistema poder funcionar, sem contar com a logística de envolvimento de todos os setores sistêmicos no âmbito do nosso instituto para colaborar com informações necessárias para o fluxo das informações de cada área. A implantação do sistema eletrônico de informação viabiliza uma nova forma de trabalho e mudança de paradigmas impostas a todos os usuários”, conclui o diretor.

registrado em:
Fim do conteúdo da página